Wegwerfen mit Bedacht

Warum Archivierung wichtig ist

Damit spätere Generationen verstehen, was eine Organisation gemacht, welche Ziele sie verfolgt und wie sie diese umgesetzt hat, ist es zentral, die entsprechenden Unterlagen aufzubewahren. Es ist unsere Verantwortung heute, solche historischen Quellen zu retten und zu sichern.

Das bedeutet nicht, dass jeder Zettel für die Geschichtsforschung relevant ist. Es gibt professionelle Kriterien für die Bewertung von archivwürdigen Unterlagen. Bei Organisationen sind es Gründungsakten, Statuten und Leitbilder, Jahresberichte und Jahresrechnungen, Protokolle der Jahresversammlungen, Vorstandssitzungen, Kommissionen und Arbeitsgruppen sowie verbandseigene Publikationen. Bildmaterial wie Fotos sind wertvoll, wenn sie angeschrieben sind und Hinweise auf einen grösseren Kontext geben.

Nach der Bewertung, das heisst, der Entscheidung, was aufbewahrt wird, übernimmt die Archivarin die bestehende Ordnung der Unterlagen oder erstellt eine neue sinnvolle Ordnung. Sie nimmt die Papiere aus Ordnern, Zeigetaschen und anderen Behältnissen, entfernt Büroklammern und legt die Dokumente in säurefreie Mappen und Schachteln. Nur diese gewähren eine langfristige Haltbarkeit.

Auch die digitalen Unterlagen müssen heute nicht mehr ausgedruckt, aber auch nach den gleichen Kriterien geordnet werden. Man spricht von hybriden Archiven.

In der Regel wird aus Zeit- und Kostengründen nicht auf Vorrat digitalisiert, sondern nur auf Anfrage oder für besondere Zwecke. Denn die Aufbewahrung von Papieren ist beständiger als Digitalisate. Papiere können auch Jahrhunderte später noch gelesen werden, während sich die Technik der Digitalisierung ständig weiterentwickelt. Wer hat noch einen Computer, der Floppy Disks lesen kann? Die Zeit dieser Floppy Disks ist erst 20 Jahre her.

Wenn Sie für ein Organisationsarchiv zuständig sind, lassen Sie sich von Fachleuten beraten, bevor Sie aufräumen. Künftige Historiker:innen sind Ihnen dankbar.

Sabine Braunschweig, Dr. phil., Historikerin, Archivarin